Vertreter in der EU nach DSGVO

Bieten Sie Ihre Waren oder Dienstleistungen innerhalb der Europäischen EU an oder nutzen Daten von EU Bürgern und haben zugleich keine Niederlassung innerhalb der Europäischen Union?

In diesem Fall sind Sie gemäß den Vorgaben der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dazu verpflichtet, einen Vertreter innerhalb der EU zu benennen, der als Ansprechpartner für Anliegen zum Thema Datenschutz von Datenschutzaufsichtsbehörden und EU-Bürgern zur Verfügung steht.

Verarbeitet ein Unternehmen personenbezogene Daten, um seine Waren oder Dienstleistungen innerhalb der Europäischen Union anzubieten und hat es gleichzeitig selbst keine Niederlassung in der EU, ist es gemäß Art. 27 Abs. 1 DSGVO dazu verpflichtet einen Vertreter in der Union zu bestellen.

Durch das im Rahmen der DSGVO eingeführte sogenannte Marktortprinzip gilt die Verordnung nicht mehr nur für Unternehmen, die innerhalb der Europäischen Union niedergelassen sind. Vielmehr wird ausschließlich darauf abgestellt, ob Unternehmen, gleich wo sie ihren Firmensitz haben, ihre Waren oder Dienstleistungen innerhalb der EU anbieten und dabei personenbezogene Daten von Unionsbürgern verarbeiten. In welchem Land tatsächliche die Verarbeitung der Daten erfolgt ist dabei gänzlich unerheblich.

Dasselbe gilt für Unternehmen, die Betroffene „beobachten“, wobei bereits eine Analyse von Besuchern einer Webseite als „Beobachtung“ im Sinne der DSGVO gelten kann.

Durch den EU-Vertreter soll die Durchsetzung der Rechte und Pflichten aus der DSGVO ermöglicht und erleichtert werden.

Zwar besteht ab dem 25.05.2018 die grundsätzliche Pflicht zur Bestellung eines Vertreters, allerdings enthält die DSGVO Ausnahmen von dieser für nicht in der Europäischen Union niedergelassene Unternehmen.

Eine Ausnahme, welche die Pflicht zur Bestellung eines EU-Vertreters entfallen lässt ist in Art. 27 Abs. 2 DSGVO enthalten.

Demnach muss kein Vertreter in der EU bestellt werden, wenn alle folgenden Punkte gegeben sind:

Von einer Bestellung kann abgesehen werden, sofern bei die Verarbeitung….

  • nur gelegentlich erfolgt und
  • nicht in größerem Umfang besonders schützenswerte Daten bearbeitet werden und
  • wenn die betreffende Datenbearbeitung nur geringe Datenschutzrisiken birgt.

Da Datenverarbeitungen jedoch in den allermeisten Fällen nicht nur „gelegentlich“ erfolgen, wird der Anwendungsbereich dieser Norm in der Praxis voraussichtlich sehr gering ausfallen.

Zum EU-Vertreter eines nicht in der EU niedergelassenen Unternehmens kann jede juristische oder natürliche Person bestellt werden, die selbst in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union niedergelassen ist (Art. 4 Abs. 17 DSGVO).

Gemäß Art. 27 Abs. 3 DS-GVO muss der zu bestellende Vertreter in einem der Mitgliedstaaten der EU niedergelassen sein, in denen sich die betroffenen Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, befinden.

Hierbei ist es ausreichend, wenn in einem Mitgliedstaat ein Vertreter benannt wurde. Es ist nicht notwendig, in jedem EU-Mitgliedstaat einen Vertreter zu benennen, in denen personenbezogene Daten Betroffener verarbeitet werden.

Über welche Qualifikationen bzw. Fertigkeiten der Vertreter verfügen muss geht dabei aus der DS-GVO nicht hervor, allerdings ist es zu empfehlen nur jemanden zu bestellen, der sowohl über ein umfangreiches technisches, als auch juristisches Wissen verfügt. Sind diese Fertigkeiten nicht gegeben läuft das vertretene Unternehmen Gefahr behandelt zu werden, als wenn gar kein Vertreter bestellt worden wäre, da dieser von den Aufsichtsbehörden als gänzlich zur Erfüllung dieser Aufgabe ungeeignet angesehen werden könnte.

Die Bestellung des EU-Vertreters von Unternehmen ohne Firmensitz in der Union hat gemäß Art. 27 Abs. 1 DSGVO schriftlich zu erfolgen.

Gemäß Art. 27 Abs. 1 DSGVO ist der EU-Vertreter schriftlich zu bestellen. Schriftlich bezieht sich dabei auf den § 126 BGB und bedeutet, dass die Bestellungsurkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden muss. Die Bestellungsurkunde sollte dabei mindestens die Rechte und Pflichten des Vertreters näher bezeichnen.

Eine nur mündliche Bestellung des Vertreters ist somit wegen des Schriftformerfordernisses ausgeschlossen.

Der Vertreter dient als Anlaufstelle für Betroffene und Behörden in allen Fragen zur Datenverarbeitung. Diese Vertretung gilt z. B. für die Rechte der Betroffenen (Kapitel III DSGVO) und die Zusammenarbeit mit den zuständigen Aufsichtsbehörden.

Daneben kann beispielsweise das Erstellen von datenschutzrechtlichen Pflichtdokumentationen, wie die Übersicht der Verarbeitungstätigkeiten, sowie deren Zurverfügungstellung für Aufsichtsbehörden gemäß Art. 30 DSGVO darstellen.

Dies sollte im Vorhinein zwischen dem vertretenen Unternehmen und dem zu bestellenden EU-Vertreter festgehalten werden.

Unternehmen ohne Niederlassung innerhalb der Europäischen Union bleiben selbst bei ordentlicher Bestellung eines Vertreters in der Union weiterhin für Verstöße gegen die DSGVO verantwortlich. Ihre Haftung wird hierdurch weder verringert noch ausgeschlossen.

Der EU-Vertreter kann gemäß Art. 58 DSGVO, genau wie das vertretene Unternehmen selbst, Adressat behördlicher Maßnahmen sein. Beispielsweise kann der Vertreter durch die zuständige Behörde angewiesen werden, dieser alle Informationen bereitzustellen, welche für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich sind.

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