Der Datenschutzbeauftragte

Der Datenschutzbeauftragte 2016-12-08T21:50:37+00:00

Der Datenschutzbeauftragte

Dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) unterliegen grundsätzlich alle Unternehmen. Doch wann ist ein Betrieb gesetzlich verpflichtet einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen?
Kurz gesagt ist dies der Fall, wenn im Unternehmen mehr als neun Personen mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind. Aber auch wenn dies nicht der Fall ist kann eine Bestellung notwendig sein, wenn beispielsweise besonders sensible personenbezogene Daten verarbeitet werden. In diesem Fall muss geprüft werden, ob deren Verarbeitung allen rechtlichen Anforderungen entspricht. Diese Prüfung muss durch den Datenschutzbeauftragten durchgeführt werden.

Die Person, welche zum Datenschutzbeauftragten bestellt wird muss darüber hinaus über die notwendige Fachkunde und Zuverlässigkeit verfügen, um die Aufgaben dieser Position auch wirklich überblicken und bewältigen zu können und das bereits zum Zeitpunkt der Bestellung.
Das heißt nichts anderes, als dass, bevor beispielsweise ein Mitarbeiter diese Position wahrnehmen darf, der Bestellung oftmals sehr zeit- und kostenintensive Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen vorausgehen. Sind diese Maßnahmen irgendwann einmal abgeschlossen und der Mitarbeiter entsprechend qualifiziert geht im Falle des Ausscheidens aus dem Betrieb oder einem länger andauernden Ausfall des Mitarbeiters aufgrund Krankheit das Ganze von vorne los. Darüber hinaus genießt der interne Datenschutzbeauftragte einen erweiterten Kündigungsschutz, was oftmals zu ressourcenbindenden Rechtsstreitigkeiten führt.

Der externe Datenschutzbeauftragte

Dabei erlaubt das Gesetz ausdrücklich die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten durch externe Dienstleister (externer Datenschutzbeauftragter). Hier gelten natürlich dieselben Anforderungen an die Zuverlässigkeit und Fachkunde wie bei einem intern bestellten Datenschutzbeauftragten, allerdings sorgt der externe Datenschutzbeauftragte selbst für seine Fort- und Weiterbildung und stellt sicher, dass im Ernstfall ein Vertreter die Aufgaben des betrieblichen Datenschutzbeauftragten wahrnehmen kann.

Datenschutzbeauftragter für Amts- und Berufsgeheimnisträger

Auch Amts- und Berufsgeheimnisträger wie z. B. Rechtsanwälte, Ärzte oder Steuerberater sind, trotz besonderer Geheimhaltungspflichten, oftmals zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet.
In diesem Fall ist durch das BDSG ausdrücklich klargestellt, dass der Datenschutzbeauftragte in demselben Maß ein Zeugnisverweigerungsrecht zusteht, wie es bei dem Geheimnisträger selbst der Fall ist. Und auch eine Verletzung von Amts- oder Berufsgeheimnissen wird bei dem Datenschutzbeauftragten auf die gleiche Art bestraft wie bei dem Geheimnisträger selbst.
Insofern ist auch in dieser Konstellation bei der Bestellung eines externen Dienstleister zum Datenschutzbeauftragten sichergestellt, dass keine sensiblen Informationen an Dritte herausgegeben werden.

Aufgaben des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte hat unter anderem folgende Aufgaben:

  • Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter
  • Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis (§ 5 BDSG) und auf das Fernmeldegehemnis (§ 88 TKG)
  • Hinwirken auf die Einhaltung aller rechtlichen Vorschriften
  • Überwachung aller Datenverarbeitungen mit Personenbezug
  • Beratung bzgl. und Kontrolle der technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten
  • Umsetzung aller rechtlichen Anforderungen
  • Prüfung von Datenverarbeitungen auf ihre rechtliche Zulässigkeit
  • Ansprechpartner für Geschäftsführung und Mitarbeiter in Fragen des Datenschutzes
  • Vertretung des Unternehmens gegenüber externen Stellen (z. B. Behörden, Dienstleistern, Geschäftspartnern, etc.)
  • Erstellung und Zurverfügungstellung des Verfahrensverzeichnisses
  • Beantwortung von Auskunftsersuchen Betroffener
  • Einhaltung aller Rechte Betroffener auf Löschung, Korrektur, Sperrung, etc. ihrer Daten

Hierbei ist zu beachten, dass diese und alle anderen Anforderungen an den Datenschutz in jedem Fall, also auch, wenn eine Bestellpflicht für einen Datenschutzbeauftragten nicht besteht, eingehalten werden müssen. Es entfällt unter Umständen lediglich die Pflicht zur formalen Bestellung eines Beauftragten für den Datenschutz.

Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten

Der Einsatz eines externen Dienstleisters als betrieblichen Datenschutzbeauftragten bietet beispielsweise folgende Vorteile:

  • Bereits vorhandene und von Beginn an abrufbare Fachkunde
  • Kein erweiterter Kündigungsschutz
  • Deutlich höhere Akzeptanz bei Mitarbeitern und Geschäftspartnern
  • Transparente und geringere Kosten
  • Minimale Bindung von Unternehmensressourcen
  • Haftung des externen Datenschutzbeauftragten
  • Unvoreingenommene Herangehensweise und neutrale Position
  • Keine Weiterbildungskosten und dennoch Zugriff auf aktuellen Kenntnisstand
  • Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter
  • Vorhandenes Fachwissen aus anderen Unternehmen derselben Branche
  • Keine Interessenskonflikte
  • Praxisnahe Lösungen
  • Positive Außendarstellung bei (potentiellen) Kunden

Wir stehen Ihnen in allen Bereichen des Datenschutzes und der Datensicherheit beratend und natürlich handelnd zur Seite. Gern unterstützen wir auch den bereits bestellten Datenschutzbeauftragten mit externem Sachverstand bei der Erfüllung seiner Aufgaben.

Nach dem Motto

keep it simple, keep it safe.

richten sich dabei unsere Leistungen stets nach den tatsächlichen Gegebenheiten Ihres Unternehmens.

So können wir beispielsweise konkret tätig werden bei der

  • Beratung der Geschäftsleitung über ihre gesetzlichen Pflichten und Haftungsrisiken
  • Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter
  • Analyse der momentanen Situation des Unternehmens in Bezug auf datenschutzrechtliche Vorschriften
  • Erstellung der datenschutzrechlich geforderten Dokumentationen (Interne Verarbeitungsübersicht, öffentliches Verfahrensverzeichnis, etc.)
  • Erstellung eines Maßnahmenkataloges zur Umsetzung aller datenschutzrechtlichen Anforderungen
  • rechtskonformen Einbindung von  Homepage-Analysesystemen (Google Analytics, Piwik, etc.)
  • Absicherung der Unternehmenswebseite gegen Abmahnungen und Bußgelder (Datenschutzerklärung, Impressum, Social Media Plugins, etc.)
  • Erstellung und Einführung von Unternehmensrichtlinien (Nutzung von Telefon, Internet, E-Mail, etc.)
  • Schließung von Verträgen mit Dienstleistern zum Thema Datenschutz (Auftragsdatenverarbeitung)
  • Durchführung von Werbemaßnahmen
  • Unterstützung des internen Datenschutzbeauftragten bei der Umsetzung aller Anforderungen und im Tagesgeschäft
  • Überprüfung von datenschutzrechtlich besonders sensiblen Datenverarbeitungsanlagen (Videoüberwachung, Zeiterfassung, etc.)
  • Bestellung als externer Datenschutzbeauftragter

Wir beraten Sie gern

Wie Sie sehen können umfasst das Thema Datenschutz ein breites Spektrum an Aufgaben sowie rechtlichen Anforderungen und kann dabei von den Wenigsten in Gänze überblickt werden.
Lassen Sie sich von uns beraten bevor es zu Abmahnungen, Bußgeldern oder, was meist noch schlimmer wiegt, Imageverlust bei Kunden kommt.

Stellen Sie einfach eine Anfrage an uns und Sie erhalten eine kostenfreie Ersteinschätzung.

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