Im letzten Teil unserer kleinen Blogpostreihe zeigen wir, welche Sanktionen Unternehmen droht, die sich nicht an die neuen gesetzlichen Anforderungen halten und geben einen abschließenden Kurzüberblick, wo nunmehr der Handlugnsbedarf bei den meisten Organisationen liegen dürfte.

Neues Hinweisgeberschutzgesetz: Was für Sanktionen drohen Unternehmen?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist ein neues Regelwerk, das strenge Anforderungen an Unternehmen stellt und erhebliche Geldbußen für Verstöße vorsieht. Im Zentrum steht der Schutz von Hinweisgebern, auch bekannt als Whistleblower, die Missstände innerhalb von Unternehmen aufdecken.

Wenn Ihr Unternehmen gegen die Bestimmungen des HinSchG verstößt, kann es laut § 40 HinSchG zu erheblichen finanziellen Sanktionen kommen. Das Ausmaß der Geldstrafen variiert je nach Art des Verstoßes:

• Eine Geldstrafe von bis zu 10.000 Euro kann fällig werden, wenn das Vertraulichkeitsgebot fahrlässig missachtet wird.
• Eine Geldbuße von bis zu 50.000 Euro kann verhängt werden, wenn ein Unternehmen versucht, eine Meldung oder die anschließende Kommunikation zu verhindern, verbotene Vergeltungsmaßnahmen ergreift, oder wenn es fahrlässig oder absichtlich gegen die Vertraulichkeitsbestimmungen verstößt.
• Unternehmen, die es versäumen, eine interne Meldestelle einzurichten und zu betreiben, können mit einer Geldbuße von bis zu 20.000 Euro bestraft werden. Diese spezielle Bußgeldvorschrift wird jedoch erst ab dem 1. Dezember 2023 in Kraft treten.
• Unternehmen (juristische Personen und Personengemeinschaften), die eine Meldung verhindern oder gegen die Vertraulichkeitsvorschriften verstoßen, können in bestimmten Fällen mit einem Bußgeld von bis zu 500.000 Euro belegt werden. Diese Erhöhung beruht auf dem Verweis auf § 30 Absatz 2 Satz 3 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten.

Unternehmen, die noch kein Hinweisgebersystem implementiert haben, setzen sich zudem bereits dem Risiko aus, dass Hinweise an Behörden oder die Öffentlichkeit gelangen, was zu erheblichen Reputationsschäden und Haftungsrisiken führen kann.

Wichtige Schritte zur Implementierung eines Hinweisgebersystems

Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitern müssen die Anforderungen des Gesetzes seit dem 2. Juli 2023 erfüllen. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern gilt eine Frist bis zum 17. Dezember 2023.

Hier ist eine Auflistung, die Unternehmen bei der Umsetzung unterstützen soll:

1. IST-Analyse: Verfügt Ihr Unternehmen bereits über ein Hinweisgebersystem? Muss es angepasst werden?
2. Kanalauswahl: Welche Kanäle sollen für die Meldungen genutzt werden? Telefon, E-Mail, Web-basierte Lösung, Ombudsperson? Soll eine Web-basierte Lösung gewählt werden, die auch anonyme Meldungen ermöglicht (nicht verpflichtend)?
3. Aufklärung & Sensibilisierung: Wie werden die Mitarbeiter und gegebenenfalls andere Personen, die möglicherweise Hinweise geben, über die Meldestellen informiert? Unternehmenswebsite, Intranet, Schwarzes Brett, Schulungen?
4. Vertraulichkeit: Wie kann die Vertraulichkeit der Meldungen gewährleistet werden?
5. Zuständigkeiten: Wer im Unternehmen ist für den Empfang und die Bearbeitung der Meldungen verantwortlich? Wer hat eingeschränkte Zugriffsrechte?
6. Verfahren: Was geschieht, wenn eine Meldung eingeht? Wer sendet die Eingangsbestätigung an den Hinweisgeber? Wer entscheidet über die nächsten Schritte und informiert den Hinweisgeber?
7. Qualifikation: Sind die Personen, die für den Empfang und die Bearbeitung der Meldungen verantwortlich sein werden, unabhängig und qualifiziert genug für diese Aufgabe? Haben sie genügend juristisches Wissen, um die Meldungen zu bearbeiten? Benötigen sie eine Schulung?
8. Externe Dienstleister: Sollte ein externer Dienstleister beauftragt werden, die Meldungen entgegenzunehmen und gegebenenfalls zu bearbeiten?
9. Dokumentation: Wie wird die Meldung und die Kommunikation mit dem Hinweisgeber dokumentiert?
10. Nutzung und Missbrauch: Wie kann das Hinweisgebersystem so gestaltet werden, dass es einerseits attraktiv für potenzielle Hinweisgeber ist und andererseits Missbrauch verhindert wird?
11. Konzernstrukturen: Soll das Hinweisgebersystem bei einer anderen Konzerngesellschaft eingerichtet werden?
12. Datenschutz: Wie kann der interne Meldekanal datenschutzkonform implementiert werden?
13. Betriebsrat: Welche Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats sind zu beachten?

Eine proaktive Umsetzung dieser Maßnahmen wird dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen nicht nur gesetzeskonform handelt, sondern auch in der Lage ist, mögliche Missstände frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Auslagerung des Hinweisgebersystems

Organisationen, die gemäß dem HinSchG zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems und damit einer internen Meldestelle verpflichtet sind, müssen dies nicht zwangsläufig selbst abbilden. Vielmehr sieht das Gesetz bzw. die dazugehörigen Erwägungsgründe ausdrücklich die Möglichkeit vor, dies durch einen entsprechend beauftragten Dritten erbringen zu lassen. Aufgrund der besonderen Verschwiegenheitspflicht kommen hier vor allem Rechtsanwälte in Frage.

Das Hinweisgeberschutzgesetz spielt eine entscheidende Rolle bei der Stärkung von Integrität, Transparenz und Verantwortlichkeit in Unternehmen, Behörden und Institutionen. Es schafft einen rechtlichen Rahmen zum Schutz von Hinweisgebern, die mutig Missstände aufdecken. Unsere Anwaltskanzlei als interne Meldestelle steht den Hinweisgebern zur Seite, bietet ihnen Schutz, juristische Unterstützung und setzt sich für ihre Rechte ein. Nur gemeinsam können wir dazu beitragen, eine Kultur der Integrität und Verantwortlichkeit zu fördern und die Missstände in unserer Gesellschaft aufzudecken und zu bekämpfen.