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Pflichtangaben in E-Mail-Signaturen: Verlinkung zur Unternehmenswebsite nicht mehr ausreichend?

Sep 1, 2023

Einleitung

Die E-Mail-Signatur ist mehr als nur ein Abschiedsgruß in der digitalen Kommunikation. Sie hat rechtliche Relevanz, insbesondere im geschäftlichen Kontext. In den letzten Jahren hat sich die Rechtsprechung und Literaturmeinung in diesem Bereich weiterentwickelt, wobei sich eine wichtige Änderung ergeben hat: Eine Verlinkung zur Unternehmenswebsite, auf der alle Pflichtangaben abrufbar sind, wird nach einer mittlerweile gewichtigen Rechtsansicht nicht mehr als ausreichend betrachtet. Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Rechtliche Grundlagen

Gemäß den § 37a HGB, § 177a HGB und § 35a GmbHG müssen bestimmte Pflichtangaben in geschäftlichen Schriftstücken und damit auch in E-Mails enthalten sein. Diese können variieren, je nachdem, um welche Art von Unternehmen es sich handelt, beispielsweise Einzelunternehmen, GmbH oder AG.

Für Einzelunternehmer

  • Vollständiger Name
  • Anschrift des Unternehmens
  • Kontaktinformationen (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)

Für GmbH und AG

  • Firmenname
  • Rechtsform
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und Registernummer
  • Namen der Geschäftsführer bzw. des Vorstands

Für Partnerschaftsgesellschaften (z.B. KG, OHG)

  • Name der Gesellschaft
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und Registernummer
  • Namen der vertretungsberechtigten Personen
  •  

Im Folgenden finden Sie ein Muster für eine E-Mail-Signatur, welches die Angaben enthält, die regelmäßig GmbH vorhalten müssen:

Firmenname GmbH
Straße und Hausnummer
PLZ Ort
Deutschland

Geschäftsführung:
Max Mustermann, Erika Mustermann

Registergericht:
Amtsgericht XYZ

Registernummer:
HRB 123456

 

Neue Entwicklungen

Lange Zeit wurde angenommen, dass eine Verlinkung zur Unternehmenswebsite ausreichen würde, um die Pflichtangaben zu erfüllen, da diese dort eingesehen werden können. Diese Ansicht wird jedoch zunehmend kritisch betrachtet. Der Grund dafür ist, dass die Informationen leicht zugänglich und direkt ersichtlich sein sollten. Ein zusätzlicher Klick könnte bereits als “Hürde” betrachtet werden, die dem Empfänger der E-Mail zugemutet wird. Darüber hinaus wird argumentiert, Empfänger der E-Mail müssten auch ohne Internetzugang in der Lage sein die Pflichtinformationen zur Kenntnis nehmen zu können. Auch das Anhängen einer sogenannten vCard ist aller Voraussicht nach nicht ausreichend, da vertreten wird, dass nicht jeder diese problemlos öffnen kann.

Risiken und Konsequenzen

Fehlende oder unzureichende Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden und Geldbußen nach sich ziehen. Auch das Unternehmensimage könnte Schaden nehmen, da Unvollständigkeit oder Unklarheit oft als Unprofessionalität wahrgenommen wird.

Empfehlungen für die Praxis

  1. Direkte Einbindung: Integrieren Sie alle Pflichtangaben direkt in die E-Mail-Signatur, statt auf die Unternehmenswebsite zu verlinken.
  2. Konsistenz und Einheitlichkeit: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter die aktualisierte Signatur verwenden.
  3. Überprüfung und Aktualisierung: Achten Sie darauf, die E-Mail-Signatur bei jeglichen Unternehmensänderungen zeitnah zu aktualisieren.
  4. Rechtliche Beratung: Bei Unsicherheit ist es ratsam, rechtlichen Rat von Experten einzuholen.

Fazit

Die E-Mail-Signatur ist ein oftmals unterschätztes, aber rechtlich relevantes Element in der geschäftlichen Kommunikation. Eine mittlerweile gewichtige Rechtsansicht zeigt, dass Unternehmen präzise darauf achten sollten, alle Pflichtangaben direkt in der E-Mail-Signatur unterzubringen, anstatt nur einen Link zur Unternehmenswebsite zu setzen.

P.S.: Sollten Sie in Ihrer E-Mail-Signatur bisher auch auf die Datenschutzhinweise Ihrer Webseite verlinken sollte dieser Hinweis weiterhin auch unbedingt dort erhalten bleiben. In diesem Beitrag geht es ausschließlich um die vom Gesetzgeber geforderten Pflichtangaben in Emailsignaturen. Auch die im Impressum aufzuführenden Angaben auf der Webseite bleiben hiervon unberührt.

Haftungsausschluss

Dieser Blogbeitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.

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