Der Schutz personenbezogener Daten ist mehr als nur eine gesetzliche Pflicht – er ist Ausdruck von Verantwortung, Professionalität und Vertrauen.

Gerade im sensiblen Umfeld von Bildungseinrichtungen sind Daten besonders schutzbedürftig.

„Datenschutz ist Pflicht – nicht Können, sondern Müssen!“

Dieser Praxisleitfaden zeigt Ihnen als Leitungsperson oder Verwaltungskraft auf, was rechtlich verpflichtend ist, welche Fallstricke lauern und wie Sie den Datenschutz an Ihrer Schule rechtssicher und pragmatisch umsetzen können.

Gleichzeitig zeigen wir, wie wir als spezialisierte Anwaltskanzlei und externe Datenschutzbeauftragte Ihre Organisation effektiv unterstützen können – sei es beratend, kontrollierend oder als vollwertiger externer DSB.

Warum Datenschutz an Schulen so wichtig ist

Recht auf informationelle Selbstbestimmung

Das Recht auf informationelle Selbstbestimmung ist ein im Grundgesetz verankerter Bestandteil des allgemeinen Persönlichkeitsrechts.

Es bedeutet:

„Jede:r hat das Recht, über die Preisgabe und Verwendung der eigenen personenbezogenen Daten zu bestimmen.“

Gerade in Schulen werden täglich Daten von Kindern und Jugendlichen verarbeitet, die als besonders schutzwürdig gelten. Dazu gehören Name, Adresse, Zeugnisse, Noten, Gesundheitsdaten und digitale Nutzungsdaten.

Kinder als besonders schutzbedürftige Gruppe

Die DSGVO stuft Daten von Minderjährigen als besonders sensibel ein.

Lehrkräfte, Schulleitungen und Verwaltungsangestellte haben somit eine besondere Verantwortung.

Eine fehlerhafte oder unsachgemäße Datenverarbeitung kann nicht nur Bußgelder nach sich ziehen, sondern auch das Vertrauen der Elternschaft und Öffentlichkeit in die Schule massiv beeinträchtigen!

Datenschutz ist deshalb keine Bürokratie, sondern eine Frage der institutionellen Integrität.

Rechtlicher Rahmen: DSGVO & Schulgesetze im Überblick

Artikel 37-39 DSGVO

Nach Artikel 37 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist jede öffentliche Stelle, darunter auch jede Schule, verpflichtet, eine:n Datenschutzbeauftragte:n zu benennen.

Die Aufgaben dieser Person werden in Artikel 39 konkretisiert und umfassen unter anderem:

• Beratung der Schule zu Datenschutzpflichten,
• Überwachung der Einhaltung der DSGVO,
• Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden,
• Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde,
• Beratung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen.

Diese Regelungen gelten europaweit und sind zwingend umzusetzen.

Länderspezifische Datenschutzgesetze und Vorschriften

Ergänzend zur DSGVO gelten in Deutschland schulrechtliche Vorschriften der Bundesländer. In Hessen etwa ist die Pflicht zur Benennung eines schulischen Datenschutzbeauftragten in § 7 der Verordnung zur Verarbeitung personenbezogener Daten an Schulen geregelt. Auch andere Bundesländer wie z.B. NRW, Bayern oder Niedersachsen haben entsprechende Regelungen erlassen, die teilweise zusätzliche, eigene Anforderungen an Qualifikation, Meldung und Aufgabenumfang enthalten. Eine rechtskonforme Umsetzung erfordert daher die genaue Kenntnis der jeweiligen Landesverordnungen.

Wer muss eine:n Datenschutzbeauftragte:n benennen?

Verpflichtung für öffentliche Schulen

Nach der geltenden Rechtslage besteht für jede öffentliche Schule die Pflicht, eine:n Datenschutzbeauftragte:n (DSB) zu benennen.

Dies gilt unabhängig von der Schulform und umfasst Grundschulen ebenso wie Berufsschulen oder Gymnasien.

Die Meldung der Kontaktdaten erfolgt in der Regel online an die zuständige Aufsichtsbehörde des jeweiligen Bundeslands. Die Schulleitung ist verantwortlich für die ordnungsgemäße Auswahl und Einbindung dieser Person.

„Neu ist die Möglichkeit, externe Dienstleister mit der Wahrnehmung der Aufgaben zu betrauen – eine Option, die insbesondere ressourcenbeschränkte Einrichtungen entlastet.“

Was gilt für Gemeinden und Schulträger?

Auch Gemeinden, Schulverwaltungen und andere öffentliche Träger müssen einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn sie personenbezogene Daten systematisch verarbeiten – was im Kontext von Personalakten, digitalen Verwaltungssystemen oder der Bereitstellung von IT-Infrastruktur für Schulen regelmäßig der Fall ist.

Besonders in diesen Fällen ist der Einsatz eines externen Datenschutzbeauftragten empfehlenswert, um Interessenskonflikte und strukturelle Überlastung zu vermeiden.

Aufgaben des schulischen Datenschutzbeauftragten

Ein schulischer Datenschutzbeauftragter (schDSB) ist keine rein formale Rolle, sondern zentraler Bestandteil der rechtssicheren Datenverarbeitung im Schulbetrieb. Zu seinen Kernaufgaben gehören:

• Beratung der Schulleitung und des Kollegiums in allen Fragen des Datenschutzes,
• Überwachung der Einhaltung der DSGVO und der schulrechtlichen Datenschutzvorgaben,
• Schulung und Sensibilisierung aller Mitarbeitenden für datenschutzkonformes Verhalten,
• Erstellung und Prüfung von Verzeichnissen der Verarbeitungstätigkeiten,
• Meldung und Analyse von Datenpannen,
• Ansprechpartner:in für betroffene Personen wie Eltern, Schüler:innen oder Lehrkräfte,
• Zusammenarbeit mit der zuständigen Aufsichtsbehörde.

Dabei ist der oder die Datenschutzbeauftragte laut Gesetz weisungsfrei und genießt besonderen Schutz hinsichtlich seiner Funktion.

Die Rolle verlangt daher fachliche Kompetenz, Sensibilität, organisatorisches Geschick und eine gute Krisenkommunikationsfähigkeit.

Interner vs. externer Datenschutzbeauftragter

Anforderungen an Fachwissen & Unabhängigkeit

Ein:e schulische:r Datenschutzbeauftragte:r (schDSB) muss sowohl über juristisches Fachwissen im Datenschutzrecht als auch über praktische Kenntnisse der Datenverarbeitung verfügen.

Diese Kombination ist intern oft schwer zu finden, insbesondere in kleineren Schulen.

Zudem dürfen keine Interessenkonflikte bestehen. Mitglieder der Schulleitung, Bereichsleiter, IT-Verantwortliche oder Verwaltungsleitung scheiden daher häufig aus.

Typische Herausforderungen für interne Lösungen

Interne Datenschutzbeauftragte sind oft fachlich oder zeitlich überfordert.

Hinzu kommt ein ungünstiger Rollenkonflikt:

„Wer Teil des Kollegiums ist, wird oft nicht als unabhängige Kontrollinstanz akzeptiert.“

Fortbildungen, Ressourcen und externe Beratung müssen aktiv eingeholt werden – ein hoher Aufwand, der das Schulpersonal weiter belastet. Zudem sind nicht alle internen DSB in der Lage, technische und juristische Entwicklungen eigenständig nachzuvollziehen.

• Ressourcenkonflikte: Lehrkräfte oder Verwaltungsmitarbeitende müssen Datenschutzaufgaben neben ihrer Haupttätigkeit bewältigen, was zu Überlastung und Priorisierungskonflikten führt.
• Fachliche Limitationen: Das erforderliche Expertise-Niveau in Datenschutzrecht und Technologie erfordert kontinuierliche Fortbildungen, die im Schulalltag schwer integrierbar sind.

• Interessenskollisionen: Bei internen Verstößen entstehen Loyalitätskonflikte zwischen institutionellen Interessen und gesetzlichen Meldeverpflichtungen.

Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten

Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die gerade für Schulen und öffentliche Einrichtungen von hoher Bedeutung sind:

• Objektivität und Unabhängigkeit: Als externe Instanz ist ein:e Datenschutzbeauftragte:r frei von internen Hierarchien und Interessenskonflikten.
• Aktuelles Fachwissen: Externe Spezialist:innen sind verpflichtet, sich laufend fortzubilden und kennen aktuelle Gesetzesänderungen und Rechtsprechung.
• Effizienz und Entlastung: Schulen profitieren von einem klar strukturierten Datenschutzmanagement ohne Ressourcenbindung beim Lehrpersonal oder der Verwaltung.
• Vermeidung von Bußgeldern: Durch professionelle Prüfung der Prozesse und Unterlagen lassen sich Datenschutzverstöße verhindern.
• Skalierbarkeit: Externe Dienstleister unterstützen mehrere Schulen gleichzeitig, was insbesondere für Schulverbünde kosteneffizient ist.
• Bessere Kommunikation mit der Aufsichtsbehörde: Erfahrene Externe wissen, wie und wann mit Datenschutzaufsichtsbehörden zu kommunizieren ist.
• Kommunikationsvorteile mit Eltern: Der Austausch mit Eltern, Schülern und Betroffenen findet fachlich auf einem ganz anderen Niveau statt. Des Weiteren ist eine weitaus „entspanntere“ Kommunikation möglich, da bei einem externen Datenschutzbeauftragten keinerlei Voreingenommenheit vorhanden ist und dieser somit schneller als neutraler Gesprächspartner wahrgenommen wird. Dies ist gerade in emotional aufgeladenen Situationen zur Deeskalation gegenüber Eltern ein entscheidender Vorteil.

Wie wir als Kanzlei Schulen und Kommunen unterstützen

 Unsere Anwaltskanzlei hat sich auf Datenschutz, IT-Compliance und Sicherheitsfragen im öffentlichen Bereich spezialisiert. Seit vielen Jahren betreuen wir Bildungseinrichtungen, Kommunen und Träger mit großer Sorgfalt und juristischer Tiefe.

Dabei bieten wir:

• Die Stellung als externer Datenschutzbeauftragter inklusive umfassender Betreuung vor Ort und digital,
• Juristische Beratung in komplexen Fällen, z. B. bei der geplanten Einführung von neuer Software oder von digitalen Lerninhalten,
• Datenschutz-Folgenabschätzungen, Datenpannen oder Vertragsprüfungen,
• Unterstützung und Coaching interner Datenschutzbeauftragter, z. B. durch Mustertexte, Schulungsmaterialien und Q&A-Formate,
• Erstellung und Pflege des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten, passgenau auf Ihre Einrichtung abgestimmt,
• Analyse bestehender Prozesse, Identifikation von Schwachstellen und Handlungsempfehlungen.

Unser Ziel:

„Ein sicherer, transparenter und pragmatisch umsetzbarer Datenschutz für Ihre Schule, Gemeinde oder Einrichtung.“

Fallstricke und typische Fehler in der schulischen Praxis

In unserer langjährigen Beratungspraxis beobachten wir immer wieder häufige Fehler:

• Unvollständige oder veraltete Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten
• Fehlende oder ungeeignete Auftragsverarbeitungsverträge (AV-Verträge) mit IT-Dienstleistern
• Mangelhafte Schulung des Personals, was zu unsicheren Verhaltensweisen im Umgang mit Daten führt
• Nicht dokumentierte Einwilligungen, insbesondere bei Fotoveröffentlichungen und Veranstalltungen
• Nicht gemeldete Datenpannen oder verspätete Reaktionen

Solche Versäumnisse lassen sich durch strukturierte Abläufe und erfahrene Begleitung leicht vermeiden. Als Kanzlei kennen wir die typischen Stolperfallen und bieten konkrete Lösungen.

Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) im Schulbereich

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist erforderlich und vom Gesetzgeber vorgeschrieben, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten „voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen“ zur Folge hat.

In Schulen betrifft dies insbesondere die Verarbeitung besonders sensibler Daten wie Gesundheitsdaten, Leistungsbewertungen oder digitaler Verhaltensdaten von zumeist minderjährigen Schülern.

Die DSFA besteht aus vier Phasen: Vorbereitung, Risikoanalyse, Maßnahmenplanung und Dokumentation. Dabei wird bewertet, welche Risiken aus der Verarbeitung resultieren und wie diese technisch und organisatorisch minimiert werden können. Schulen müssen diese Abschätzung eigenständig durchführen und dokumentieren, was jedoch in der Praxis oft nicht möglich ist. Hier unterstützen wir Sie umfassend: mit Checklisten, juristischer Begleitung und technischer Bewertung.

Ein häufiger Irrtum ist, dass DSFAs nur bei komplexen IT-Systemen erforderlich seien. Tatsächlich ist auch z.B. die Einführung neuer Verwaltungssoftware oder digitaler Lernplattformen DSFA-pflichtig, sobald personenbezogene Daten in größerem Umfang betroffen sind, was in der Praxis regelmäßig der Fall sein dürfte.

Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM)

Die DSGVO verlangt in Artikel 32 die sog. Implementierung „geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen“ (TOM), um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Für Schulen bedeutet das konkret, das diverse Maßnahmen dokumentiert und nachgewiesen werden müssen:

• Zugriffs- und Zugriffskontrollen: Wer darf welche Daten sehen oder verarbeiten?
• Datensicherung und Backups: Sind Daten im Verlustfall wiederherstellbar?
• Verschlüsselung und Passwortschutz: Werden Daten und Systeme ausreichend geschützt?
• IT-Sicherheitskonzepte: Gibt es Notfallpläne, Updates und regelmäßige Tests?
• Räumliche Sicherheitsmaßnahmen: Sind z.B. Serverräume gesichert und der Zugang kontrolliert?

Unsere Kanzlei arbeitet seit Jahren eng mit IT-Sicherheitsfirmen zusammen, um Schulen konkrete TOMs zu empfehlen und deren Umsetzung rechtskonform zu dokumentieren. Dies ist besonders wichtig, da ein Verstoß gegen Artikel 32 der DSGVO empfindliche Sanktionen nach sich ziehen kann.

Zusammenarbeit mit Dienstleistern

Viele Schulen nutzen externe Dienstleister für IT, Cloud-Services oder digitale Lernplattformen. Auch landeseigene Betriebe gelten für Sie als Schule als externe Dienstleister. Dabei handelt es sich meist um sogenannte Auftragsverarbeiter im Sinne von Artikel 28 DSGVO.

„Die Schule / die Schulleitung bleibt jedoch verantwortlich für die Einhaltung der Datenschutzvorgaben!“

Es muss, durch Vorgabe durch den Gesetzgeber, zwingend ein sog. Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) abgeschlossen werden, der die datenschutzkonforme Verarbeitung sicherstellt.

Der Dienstleister muss Ihnen geeignete TOMs nachweisen, die DSGVO-Anforderungen erfüllen. Auch die Speicherorte der Daten (z. B. Serverstandorte außerhalb der EU) müssen kritisch überprüft werden.

Als Kanzlei unterstützen wir Sie bei:

• der Prüfung bestehender AV-Verträge,
• der rechtssicheren Auswahl geeigneter Anbieter,
• Kommunikation und Abschluss von Verträgen mit Ihren Dienstleistern,
• der Dokumentation und Nachweisführung gegenüber der Aufsichtsbehörde,
• der Bewertung datenschutzrechtlicher Risiken bei neuen Kooperationen.

Wir übernehmen für Sie den gesamten Prozess, beginnend von der fachlichen Prüfung mit welchen Dienstleistern überhaupt entsprechende Verträge abgeschlossen werden müssten, über die individuelle Vertragserstellung, Kommunikation mit Ihren Auftragnehmern, Prüfung der Unterauftragnehmer, bis zum Abschluss der AV-Verträge.

Gerade bei cloudbasierten Lösungen wie digitalen Klassenbüchern, Onlinelernangeboten oder Kommunikationsplattformen besteht oft hoher Beratungsbedarf – hier stehen wir Ihnen als starker Partner zur Seite.

Datenschutz und Unterrichtsmaterialien

Der Schulalltag bringt es mit sich, dass personenbezogene Daten von Schüler:innen, Eltern und Lehrkräften in Unterrichtsmaterialien und organisatorischen Abläufen verwendet werden – sei es in Listen, Arbeitsblättern, Protokollen oder digitalen Lernplattformen.

Hier gilt:

„Nur die Daten, die für den konkreten pädagogischen Zweck erforderlich sind, dürfen verarbeitet werden.“

Das Prinzip der Datenminimierung und Zweckbindung (Art. 5 DSGVO) muss stets eingehalten werden. Besonders kritisch sind folgende Punkte:

• Veröffentlichung von Namen und Fotos auf Webseiten oder Aushängen
• Nutzung privater Geräte und Cloud-Dienste ohne Absicherung
• Speichern von Leistungsdaten auf ungesicherten Datenträgern

Lehrkräfte müssen hier geschult und sensibilisiert werden. Als Kanzlei stellen wir Schulungsmaterialien bereit und bieten gezielte Fortbildungen für pädagogisches Personal an – praxistauglich, verständlich und auf die Realität in Schulen abgestimmt.

Informationsrechte der Betroffenen

Die DSGVO stärkt die Rechte der Betroffenen – in Schulen sind das insbesondere Schüler:innen, Eltern sowie Mitarbeitende. Diese haben das Recht zu erfahren:

• Welche Daten über sie gespeichert werden (Art. 15 DSGVO – Auskunftsrecht)
• Ob Daten berichtigt oder gelöscht werden können (Art. 16 & 17 DSGVO)
• Dass sie der Verarbeitung widersprechen können (Art. 21 DSGVO)

Diese Rechte müssen aktiv gewährt werden. Schulen benötigen hierfür feste Prozesse, Fristen und klar benannte Zuständigkeiten.

Die Beantwortung von Auskunftsersuchen darf nicht dem Zufall überlassen bleiben. Unsere Kanzlei hilft bei der Einführung strukturierter Prozesse und bietet geprüfte Vorlagen für die Kommunikation mit Betroffenen.

Unsere langjährige Erfahrung im öffentlichen Bereich

Als auch auf den öffentlichen Bereich spezialisierte Kanzlei haben wir bereits zahlreiche Schulen, Gemeinden und Bildungsträger bei der Umsetzung des Datenschutzes begleitet – von der Grundschule bis zur Berufsschule, vom Schulträger bis zum Ministerium.

Unsere juristische Kompetenz reicht von pragmatischen Alltagsempfehlungen bis zur Beratung bei komplexen Rechtsfragen, z. B. bei Prüfverfahren durch Aufsichtsbehörden oder bei der Einführung von digitalen Lernsystemen.

Erfahrungen aus der Praxis:

• Aufbau datenschutzkonformer Schulportale in Kooperation mit kommunalen IT-Dienstleistern
• Übernahme der Funktion als externer Datenschutzbeauftragter für Bildungseinrichtungen
• Durchführung von Schulungen für ganze Kollegien – Präsenz und digital

Unser Ziel ist stets:

„Praxisgerechter Datenschutz mit Augenmaß. Effizient, rechtssicher und vertrauenswürdig.“

 

Fazit: Datenschutz professionell organisieren

Datenschutz ist kein bürokratischer Ballast, sondern ein zentrales Qualitätsmerkmal moderner Schulorganisation.

In Zeiten zunehmender Digitalisierung, wachsender Verantwortung und gestiegener Transparenzanforderungen kommt es darauf an, datenschutzrechtliche Pflichten nicht nur zu kennen, sondern konsequent umzusetzen.

Ob mit interner oder externer Besetzung:

Der oder die Datenschutzbeauftragte muss fachlich kompetent, unabhängig und in das Schulgeschehen eingebunden sein!

Externe Lösungen bieten oft mehr Unabhängigkeit, Erfahrung und Rechtssicherheit – gerade für kleinere Schulen und kommunale Träger.

Unsere Kanzlei steht Ihnen als verlässlicher Partner zur Seite: rechtssicher, erfahren und praxisorientiert.

Gemeinsam sorgen wir dafür, dass Ihre Einrichtung die Anforderungen der DSGVO erfüllt – mit System, Struktur und Augenmaß.

Melden Sie sich einfach unverbindlich für ein erstes – selbstverständlich kostenloses – Kennenlernen und wir werden gemeinsam eine pragmatische Lösung für Sie finden!

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