Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die deutsche Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie und schützt Personen, die Missstände in Unternehmen oder Behörden melden, vor Repressalien.
Seit 2023 gelten diese Regelungen auch ausdrücklich für Gemeinden, Kommunen und Behörden.
Für Entscheidungsträger wie Bürgermeisterinnen und Amtsleiterinnen ist ein wirksames Hinweisgebersystem (Whistleblower-Meldestelle) damit nicht nur eine rechtliche Pflicht, sondern auch ein wichtiger Schritt zu guter Regierungsführung.
Ein etabliertes Meldesystem fördert eine transparente und integre Verwaltungskultur: Hinweisgeber können frühzeitig auf Unregelmäßigkeiten oder Rechtsverstöße innerhalb der Verwaltung aufmerksam machen.
Dies trägt dazu bei, Schäden abzuwenden und das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in die öffentliche Verwaltung zu stärken.
Insgesamt steigt die Bedeutung des Hinweisgeberschutzes im öffentlichen Sektor – was früher vor allem die Privatwirtschaft betraf, ist nun ein zentrales Thema für Kommunen und öffentliche Einrichtungen geworden.
Gesetzliche Pflichten zur Einrichtung von Meldestellen in Gemeinden
Das HinSchG verpflichtet öffentliche Stellen dazu, sichere interne Meldestellen für Hinweisgeber einzurichten.
Kommunen ab einer bestimmten Größe fallen unter diese Pflicht.
In der Praxis hat sich ein Schwellenwert von etwa 10.000 Einwohnern (bzw. Verwaltungsbehörden mit mehr als 50 Beschäftigten) herausgebildet – Gemeinden, die diese Größe überschreiten, müssen ein internes Hinweisgebersystem bereitstellen (dies betrifft also nahezu 98% aller Kommunen / Gemeinden).
Kleinere Gemeinden sind gesetzlich nicht direkt verpflichtet, können aber freiwillig eine Meldestelle einrichten oder z.B. mit benachbarten Kommunen gemeinsame Lösungen schaffen.
Einige Bundesländer haben dazu eigene Ausführungsgesetze erlassen (etwa Hessen oder Schleswig-Holstein), die interkommunale Kooperation ausdrücklich erlauben. So können beispielsweise mehrere kleine Kommunen eine gemeinsame Hinweisgeberstelle betreiben oder einen externen Dritten damit beauftragen, um den Aufwand zu teilen.
Wichtig ist, dass die Meldestelle bestimmten Mindestanforderungen genügt.
Sie muss sichere Kommunikationskanäle bieten, über die Beschäftigte und andere Hinweisgeber vertraulich Hinweise abgeben können.
Zulässig sind mündliche und schriftliche Meldungen – etwa per Telefon, Online-Formular, E-Mail oder Briefpost; auf Wunsch des Hinweisgebers sollte auch ein persönliches Gespräch ermöglicht werden.
„Die Vertraulichkeit der Hinweisgeber ist dabei zwingend zu schützen.“
Idealerweise wird auch ein anonymer Meldeweg angeboten, um die Hemmschwelle für Whistleblower zu senken. Eine Anwaltskanzlei bietet sich hierfür geradezu an, da wir als Anwälte ohnehin einer allgemein bekannten „Schweigepflicht“ unterliegen und somit ein gewisser Vertrauensvorschuss für mögliche Meldende gegeben ist.
Gesetzlich vorgeschrieben sind zudem klare Fristen im Meldeverfahren: So muss der Eingang einer Meldung in der Regel binnen 7 Tagen bestätigt werden, und innerhalb von drei Monaten ist dem/der Hinweisgeber*in eine Rückmeldung über etwaige Folgemaßnahmen zu geben.
Die interne Meldestelle – sei es eine beauftragte Person oder Stelle – muss unabhängig agieren können und darf keinerlei Weisungen von den potenziell betroffenen Bereichen erhalten, um Interessenkonflikte zu vermeiden!
Außerdem sind alle Schritte DSGVO-konform zu gestalten, da beim Umgang mit sensiblen Daten (z.B. Personaldaten in einer Meldung) strenge Datenschutzvorschriften gelten.
Nicht zuletzt verbietet das HinSchG ausdrücklich Benachteiligungen oder disziplinarische Maßnahmen gegen Hinweisgeber; die Kommunen müssen also sicherstellen, dass Whistleblower vor Repressalien geschützt sind.
Verstöße gegen diese Vorgaben können empfindliche Folgen haben (u.a. drohen Bußgelder, siehe FAQ weiter unten).
Zusammengefasst:
Gemeinden, die unter die Pflicht fallen, müssen entweder eine interne Hinweisgeberstelle einrichten oder alternativ eine externe Stelle damit betrauen, und dabei alle gesetzlichen Anforderungen – von der Erreichbarkeit der Meldestelle bis zur Vertraulichkeit – erfüllen.
Diese neuen Compliance-Pflichten mögen auf den ersten Blick komplex erscheinen, sind aber essentiell für eine rechtssichere Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes in der Verwaltung.
Risiken und Nachteile einer internen Meldestelle
Zwar kann eine Kommune theoretisch versuchen, die Meldestelle mit eigenem Personal zu betreiben, doch dabei gilt es, diverse Risiken und Nachteile interner Meldesysteme zu beachten:
Hoher Ressourcenaufwand:
Der Aufbau und Betrieb einer internen Hinweisgeberstelle erfordert erhebliche personelle und finanzielle Ressourcen. Es muss qualifiziertes Personal bereitgestellt werden, das Meldungen entgegennimmt, prüft und dokumentiert – und dieses Personal muss kontinuierlich in den rechtlichen Rahmenbedingungen des Hinweisgeberschutzes geschult sein. Gerade kleinere Verwaltungen stoßen hier schnell an Kapazitätsgrenzen, da die entsprechenden Mitarbeiter oft noch andere Kernaufgaben haben. Die Ressourcenbindung für das Meldesystem kann somit zulasten anderer wichtiger Verwaltungsaufgaben gehen.
Interessenskonflikte und Befangenheit:
In einer Kommunalverwaltung kennt man sich häufig persönlich – insbesondere in kleineren Städten und Gemeinden. Diese Nähe kann zu Befangenheitsproblemen führen, wenn Hinweise intern bearbeitet werden. Beispielsweise könnte der interne Meldestellen-Beauftragte kollegial oder hierarchisch mit der Person verbunden sein, gegen die sich ein Hinweis richtet. Selbst bei größter Professionalität bleibt aus Sicht potenzieller Whistleblower oft ein Gefühl der Befangenheit. Das Vertrauen in die Unparteilichkeit der internen Meldestelle kann darunter leiden, was letztlich Hinweisgeber davon abschreckt, Meldungen abzugeben (aus Sorge, der Vorgang werde „unter den Teppich gekehrt“ oder man setze sich im Haus Unannehmlichkeiten aus).
Eingeschränkte Vertraulichkeit und Anonymität:
Eng damit verbunden ist das Problem der Anonymität. Innerhalb einer Behörde besteht immer das Risiko, dass die Identität eines Hinweisgebers bekannt wird – sei es durch persönliche Kontakte, versehentliche Indiskretionen oder technische Spuren. Ein Beschäftigter könnte z.B. zögern, einen Kollegen zu melden, wenn er befürchtet, dass dies intern doch irgendwie zurückverfolgt werden kann. Fehlt das Vertrauen in eine wirklich anonyme und vertrauliche Behandlung, werden Missstände eher totgeschwiegen. Ein internes System gerät also in Gefahr, kaum genutzt zu werden, wenn Mitarbeiter kein absolut sicheres Umfeld zum Melden sehen.
Datenschutzrisiken und IT-Sicherheit:
Die Bearbeitung von Hinweisen betrifft oft sehr sensible Daten (etwa Informationen über Dienstvergehen, personenbezogene Details zu Beteiligten etc.). Die Datenschutzanforderungen nach DSGVO und nationalem Recht sind hoch: Unbefugte dürfen keinen Zugang zu den Meldungen erhalten, alle Vorgänge müssen dokumentiert und abgesichert sein. Viele Kommunen verfügen jedoch nicht über die spezialisierten IT-Systeme oder das Fachwissen, um höchste Datensicherheit zu gewährleisten. Ein internes Meldesystem ohne ausreichende technische Infrastruktur erhöht das Risiko von Datenschutzverletzungen – etwa durch ungeschützte E-Mail-Konten, unsichere Aufbewahrung von Dokumenten oder mangelnde Zugriffskontrollen. Solche Lücken können nicht nur rechtliche Konsequenzen (z.B. DSGVO-Bußgelder) nach sich ziehen, sondern auch die Betroffenen der Hinweise gefährden und das Vertrauen in das System zerstören.
Hohe Anforderungen an Compliance und Aktualität:
Die gesetzlichen Vorgaben im Hinweisgeberschutz und verwandten Bereichen (z.B. Arbeitsrecht, Datenschutz) entwickeln sich stetig weiter. Eine interne Meldestelle muss regelmäßig an neue Gesetze oder Vorgaben angepasst werden – sei es durch geänderte Verfahrensabläufe, zusätzliche Berichtspflichten oder aktualisierte Schulungen. Für ein internes Team ohne spezielle Compliance-Expertise ist es sehr herausfordernd, stets auf dem Laufenden zu bleiben. Fehler in der Implementierung (z.B. versäumte Fristen, unvollständige Dokumentation, fehlende Meldung an die Aufsichtsbehörde in bestimmten Fällen) können zu rechtlichen Risiken und Haftungsproblemen für die Kommune führen. Kurz gesagt: Die Compliance-Risiken bei einem allein intern betriebenen Hinweisgebersystem sind erheblich, wenn nicht dauerhaft Fachwissen und Sorgfalt auf höchstem Niveau sichergestellt werden.
Angesichts dieser Punkte wird klar, dass eine interne Lösung zwar möglich, aber in vielen Fällen mit Nachteilen behaftet ist.
Gerade Kommunen ohne umfangreiche Verwaltungsapparate oder Spezialwissen im Compliance-Bereich stoßen hier schnell an Grenzen.
Die gute Nachricht ist jedoch: Das Gesetz verlangt zwar eine interne Meldestelle, schreibt aber nicht vor, dass diese zwingend von eigenem Personal betrieben werden muss.
Vielmehr können Gemeinden die Funktion der Meldestelle auch an externe Stellen auslagern. Eine solche externe Hinweisgeberstelle kann viele der genannten Probleme elegant umgehen – wie der nächste Abschnitt zeigt.
Vorteile der Auslagerung der Hinweisgeberstelle an eine unabhängige Kanzlei
Die Auslagerung der Hinweisgeberstelle an einen erfahrenen externen Dienstleister (z.B. eine spezialisierte Anwaltskanzlei) bietet für Kommunen zahlreiche Vorteile.
Statt alle Aufgaben intern abzubilden, wird ein externer Profi mit der Einrichtung und Betreuung des Meldesystems betraut.
Insbesondere folgende Pluspunkte sind hervorzuheben:
Neutralität und Unabhängigkeit:
Eine externe Meldestelle steht außerhalb der eigenen Verwaltungsstruktur. Das bedeutet, eingehende Hinweise werden von unabhängigen Experten geprüft, die keinerlei persönliche Verflechtungen mit der Behörde haben. Für Hinweisgeber erhöht dies das Vertrauen, dass ihr Anliegen objektiv und vorurteilsfrei behandelt wird. Die externe Stelle fungiert als neutraler Mittler zwischen Hinweisgeber und Behörde. Dadurch lässt sich die Befangenheit, die intern entstehen könnte, vermeiden. Mitarbeiter*innen und auch externe Hinweisgeber (z.B. Lieferanten oder Bürger, die in dienstlichem Kontext etwas beobachtet haben) fühlen sich eher ermutigt, einen Missstand zu melden, wenn sie wissen, dass eine neutrale Instanz ihren Fall vertraulich behandelt. Die Anonymität kann bei externen Lösungen oft besser gewahrt werden – teils existieren anonyme Online-Portale oder Ombudsleute, die als Filter dienen. Insgesamt stärkt eine ausgelagerte Meldestelle das Vertrauen in das Hinweisgebersystem erheblich.
Fachkundige Bearbeitung und Rechtssicherheit:
Als spezialisierte Kanzleien verfügen wir über Expertise im Hinweisgeberschutz, Arbeitsrecht, Verwaltungsrecht und Compliance. Dadurch ist gewährleistet, dass jede Meldung professionell geprüft und gemäß den aktuellen Gesetzen bearbeitet wird. Externe Profis kennen die gesetzlichen Verfahrensvorschriften genau – von Dokumentationspflichten bis zu möglichen Meldepflichten an Aufsichtsbehörden – und stellen sicher, dass die Kommune ihren Verpflichtungen nachkommt. Auch können sie bei Bedarf rechtlich fundierte Empfehlungen geben, wie mit einem gemeldeten Missstand umzugehen ist. Dieses Know-how schafft Rechtssicherheit: Die Behörde läuft weniger Gefahr, aufgrund von Fehlern im Meldeverfahren sanktioniert zu werden. Zudem halten wir als externe Dienstleister unser Wissen ständig auf dem neuesten Stand (etwa bei Änderungen im HinSchG oder in landesrechtlichen Vorgaben), sodass das Hinweisgebersystem der Gemeinde stets aktuellen Compliance-Anforderungen entspricht.
Vertraulichkeit und Datenschutz:
Eine externe Hinweisgeberstelle wird vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet und unterliegt – insbesondere bei Anwaltskanzleien – strengen berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten. Das bedeutet, die Informationen der Hinweisgeber sind maximal geschützt. Alle Daten werden gemäß DSGVO vertraulich behandelt und nur befugten Personen zugänglich gemacht. Als professionelle Kanzlei setzen wir auf sichere IT-Lösungen ein: Verschlüsselte Meldesysteme, geschützte Datenbanken und klare Zugriffsbeschränkungen. Dadurch sinkt das Risiko von Datenlecks oder unbefugtem Zugriff deutlich. Für die Hinweisgeber ist zudem transparent, dass ihre Identität bei einer externen Meldestelle sicherer sein kann als intern – was wiederum die Bereitschaft zur Meldung erhöht. Insgesamt wird die Compliance im Datenschutz gewahrt, da eine erfahrene Kanzlei sowohl juristisch als auch technisch die Vertraulichkeit garantieren kann.
Entlastung interner Ressourcen:
Wenn die Meldestellen-Funktion ausgelagert wird, entfallen für die Kommune viele zeit- und arbeitsintensive Aufgaben. Interne Ressourcen werden geschont: Mitarbeiter müssen nicht permanent abgestellt werden, um Hinweise entgegenzunehmen oder Berichte zu erstellen. Schulungen, die Einrichtung von IT-Systemen, das Nachhalten von Fristen – all das übernimmt der externe Partner. Die Verwaltungsspitze kann sich auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren, während die Kanzlei im Hintergrund das Hinweisgebersystem betreibt. Gleichzeitig behält die Behörde natürlich die Kontrolle über das Verfahren: Es werden regelmäßige Berichte erstattet, wichtige Entscheidungen (etwa über Konsequenzen aus einer Meldung) trifft weiterhin die zuständige Stelle in der Verwaltung. Die Auslagerung bedeutet also Entlastung ohne Kontrollverlust. Zudem sind die Kosten planbar: Statt schwer kalkulierbarer interner Aufwände (für Personal, Technik, Fortbildung etc.) wird eine transparente Monatspauschale für den externen Service vereinbart, was die Budgetierung erleichtert.
Komplette Infrastruktur und Support:
Ein weiterer Vorteil ist, dass wir als erfahrener Dienstleister eine bewährte technische und organisatorische Infrastruktur gleich mitbringen. Die Kommune muss nicht selbst ein Hinweisgebersystem entwickeln, sondern kann auf vorhandene Lösungen zurückgreifen. Wir kümmern uns um den technischen Betrieb, Wartung und Updates aller Meldewege. Kurz: Die gesamte Betriebsorganisation der Meldestelle wird professionell übernommen, ohne dass die Kommune dies selbst aufbauen muss.
Zusammengefasst profitieren Gemeinden von einer externen Hinweisgeberstelle in mehrfacher Hinsicht:
Sie erhalten ein rechtssicheres, vertrauenswürdiges Meldesystem, stärken die Meldemoral ihrer Beschäftigten und vermeiden gleichzeitig die Fallstricke, die ein rein internes System mit sich bringen kann.
Die Auswahl eines geeigneten externen Partners ist dabei entscheidend – und hier kommen wir als spezialisierte Kanzlei ins Spiel, die genau auf diese Bedürfnisse zugeschnittene Dienste praxiserprobt anbieten.
Die Kanzlei Marcel Wetzel als Ihr spezialisierter Partner für Kommunen
Die Kanzlei Wetzel ist auf Compliance-Themen, auch in öffentlichen Verwaltungen, spezialisiert und wir verfügen über langjährige Erfahrung mit öffentlichen Auftraggebern.
Insbesondere im Bereich Hinweisgeberschutz kann unsere Kanzlei auf eine beeindruckende Erfolgsbilanz verweisen: wir haben bereits zahlreiche Meldestellen in Gemeinden, Schulen und Verwaltungsbehörden erfolgreich eingerichtet und betreut. Dank dieser Spezialisierung kennt unser Team die besonderen Herausforderungen des öffentlichen Sektors genau und bietet praxisnahe, maßgeschneiderte Lösungen für jede Behörde – von der kleinen Kommune bis zur großen Stadtverwaltung.
Die Leistungspalette der Kanzlei Wetzel im Hinweisgeberschutz deckt alle Phasen ab, die für eine rechtssichere Umsetzung nötig sind. Dazu gehören u.a.:
Rechtliche Beratung und Konzeption:
Zunächst unterstützt die Kanzlei dabei, die individuelle Strategie festzulegen – z.B. ob eine interne Meldestelle aufgebaut oder besser an die Kanzlei ausgelagert wird. Hier fließen sowohl juristische Kriterien (Pflichten nach HinSchG, landesrechtliche Spielräume) als auch praktische Erwägungen (Personal, Budget, vorhandene Strukturen) ein. Gemeinsam mit der Kommune wird ein Meldesystem konzipiert, das passgenau auf deren Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Technische Implementierung des Meldesystems:
Die Kanzlei Wetzel stellt die erforderliche Infrastruktur bereit. Das können sichere Meldewege sein, die speziell für die Kommune konfiguriert werden, sowie ggf. zusätzliche Meldewege (z.B. anonyme Postfächer oder Hotline-Nummern). Die Kanzlei sorgt dafür, dass sämtliche Kanäle funktionstüchtig, datenschutzkonform und für Hinweisgeber leicht zugänglich sind. Bereits in vielen Gemeinden deutschlandweit wurde erfolgreich ein solches Hinweisgebersystem implementiert.
Betrieb und Fallbearbeitung:
Im laufenden Betrieb übernimmt die Kanzlei als externe Meldestelle die Entgegennahme und Vorprüfung aller eingehenden Hinweise. Erfahrene Juristen sichten die Meldungen, prüfen deren Relevanz im Lichte des Gesetzes und leiten bei Bedarf weitere Schritte ein (z.B. Rückfragen an den Hinweisgeber, Empfehlung von Untersuchungsmaßnahmen oder Weiterleitung an interne Stellen, sofern vereinbart). Jeder Vorgang wird dokumentiert und die gesetzlichen Fristen für Rückmeldungen werden zuverlässig eingehalten. Die Verwaltungsspitze der Kommune wird in geeigneter Weise über eingehende Hinweise und Ergebnisse informiert, behält also stets die Kontrolle über das Geschehen, ohne selbst ins operative Handling eingebunden zu sein.
Schulung und Sensibilisierung:
Die Kanzlei Wetzel legt Wert darauf, dass das Hinweisgebersystem akzeptiert und verstanden wird. Daher werden auf Wunsch individuelle Mitarbeiterschulungen oder Informationsveranstaltungen angeboten, um das Personal über ihre Rechte und Pflichten aufzuklären. Führungskräfte erhalten Leitfäden, wie bei Meldungen vorzugehen ist. Diese flankierenden Maßnahmen stellen sicher, dass das System in der Organisation „lebt“ und effektiv genutzt wird (denn ein Meldesystem ist nur so gut wie seine Anwender).
Kontinuierliche Betreuung und Optimierung:
Auch nach der Einführung lässt die Kanzlei die Kommune nicht allein. Es werden regelmäßige Compliance-Checks durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Meldestelle immer den aktuellen Anforderungen entspricht. Bei gesetzlichen Änderungen (etwa neuen Vorgaben durch die Landesregierung) wird das System angepasst. Zudem kann die Kanzlei anhand der Erfahrungen Optimierungsvorschläge machen – zum Beispiel Prozesse beschleunigen, zusätzliche Meldekanäle einführen oder Berichte für die Verwaltung aufbereiten. Dieser laufende Service garantiert, dass die Meldestelle der Gemeinde dauerhaft professionell und effektiv bleibt.
Durch diese umfassende Unterstützung können öffentliche Auftraggeber die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes effizient und rechtssicher umsetzen, ohne dass sie intern große Strukturen aufbauen müssen.
Die Kanzlei Wetzel fungiert im Grunde als verlängerter Arm der Kommunalverwaltung im Bereich Hinweisgeberschutz – mit dem Vorteil, dass sie als externe Instanz höchste Neutralität und Fachkompetenz einbringt.
Darüber hinaus unterliegt die Kanzlei der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht, was einen zusätzlichen Vertrauensbonus darstellt:
„Sowohl die Verwaltung als auch die Hinweisgeber können sicher sein, dass alle Informationen streng vertraulich behandelt werden.“
Zahlreiche Gemeinden und öffentliche Einrichtungen arbeiten bereits mit der Kanzlei Wetzel zusammen und profitieren von einem professionell betriebenen Hinweisgebersystem.
Diese Erfahrung spiegelt sich in Best-Practice-Ansätzen wider, die neuen Kunden zugutekommen.
Wer also einen Partner sucht, der Hinweisgeberschutz in Kommunen nicht nur juristisch korrekt, sondern auch pragmatisch und zuverlässig umsetzt, findet in unserer Kanzlei die richtigen Ansprechpartner.
Ergänzende Leistungen: Datenschutz, Compliance und sichere Meldesysteme
Ein weiterer Vorteil der Kanzlei Wetzel liegt in unserem ganzheitlichen Ansatz: Neben dem Hinweisgeberschutz bietet wir auch umfangreiche Unterstützung in den Bereichen Datenschutz und Compliance, die für öffentliche Stellen unverzichtbar sind.
Gerade Kommunen, Schulen und Behörden müssen strenge Datenschutzauflagen erfüllen – hier steht die Kanzlei ihren Mandanten mit Erfahrung und Expertise zur Seite.
Datenschutz in Gemeinden:
Öffentliche Einrichtungen verarbeiten täglich personenbezogene Daten von Bürgern und Beschäftigten. Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der jeweiligen Landesdatenschutzgesetze ist Pflicht und gleichzeitig oft eine Herausforderung. Die Kanzlei Wetzel kann Kommunen dabei unterstützen, Datenschutzkonzepte zu erarbeiten und umzusetzen. Wir bieten etwa an, die Funktion eines externen Datenschutzbeauftragten zu übernehmen. Viele Gemeinden nutzen bereits diese Möglichkeit und profitieren von der externen Betreuung: Unser Kanzlei-Team prüft datenschutzrelevante Prozesse (von der Aktenführung bis zur Website), schult Mitarbeiter in Datenschutzfragen und sorgt dafür, dass bei neuen Projekten (z.B. der Einführung eines Hinweisgebersystems) die Datenschutz-Folgenabschätzung nicht vergessen wird. Falls die Kommune bereits einen internen Datenschutzbeauftragten bestellt hat, arbeitet die Kanzlei beratend mit ihm zusammen und steht bei komplexen Fragestellungen zur Verfügung. So oder so wird garantiert, dass das Thema Datenschutz mit dem Hinweisgebersystem in Einklang steht – ein wesentlicher Aspekt, da jede Meldestelle auch datenschutzrechtlich wasserdicht sein muss.
Compliance und rechtssichere Meldesysteme:
Über den Datenschutz hinaus unterstützt die Kanzlei Wetzel öffentliche Verwaltungen in diversen Compliance-Themen. Dazu zählt z.B. die Entwicklung von internen Richtlinien und Dienstanweisungen zum Hinweisgeberschutz: Welche Verfahrensanweisung erhalten die Mitarbeiter? Wie wird das System intern bekannt gemacht? Wie sind Zuständigkeiten geregelt? – Solche Fragen klärt die Kanzlei und hilft bei der Erstellung passender Dokumente. Außerdem berät sie in angrenzenden Rechtsgebieten, etwa wenn es um die Abgrenzung von dienstlichen Verfehlungen und Straftaten geht oder um die Zusammenarbeit mit Antikorruptionsstellen. Ein weiterer Schwerpunkt ist die technische Ausgestaltung der Meldesysteme. Die Kanzlei stellt sicher, dass die von ihr oder dem Auftraggeber eingesetzte Software für die Hinweisgeberstelle rechtssicher konfiguriert ist: von der Verschlüsselung der Eingaben über die Speicherfristen bis hin zur Barrierefreiheit des Hinweisgeberportals (gerade für öffentliche Stellen ein wichtiger Punkt.
Damit erhalten Gemeinden ein Rundum-Paket: Recht, Technik und Organisation greifen nahtlos ineinander, um ein effektives und gesetzeskonformes Hinweisgebersystem zu gewährleisten.
Durch diese ergänzenden Leistungen unterscheidet sich die Kanzlei Wetzel von reinen Software-Anbietern oder einzelnen Datenschutzberatern.
Wir bieten einen integrierten Service: Hinweisgeberschutz, Datenschutz und Compliance aus einer Hand.
Für öffentliche Auftraggeber bedeutet das weniger Koordinationsaufwand und die Sicherheit, dass alle Maßnahmen aufeinander abgestimmt sind.
Wer also neben der Einrichtung einer Meldestelle auch Wert auf Datenschutzkonformität und allgemeine Compliance legt – sei es bei Vergabeverfahren, Vertragsprüfungen oder der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes in der Verwaltung –, findet in uns einen Partner, der umfassend beratend und operativ tätig werden kann.
Aufgrund unserer langjährigen Zusammenarbeit im öffentlichen Sektor sind wir mit kommunalen sowie innerbehördlichen Abläufen, Verwaltungsvorgängen sowie Ausschreibungsverfahren bestens vertraut und haben bisher immer eine pragmatische Lösung gefunden!
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Meldestelle / Hinweisgeberschutz in öffentlichen Verwaltungen, Kommunen und Gemeinden
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum Hinweisgeberschutzgesetz in Kommunen
Welche Strafen drohen bei Nicht-Einrichtung einer Meldestelle?
Ignoriert eine Gemeinde die gesetzlichen Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes, können empfindliche Bußgelder verhängt werden. Das Gesetz sieht Geldstrafen von bis zu 50.000 Euro vor, wenn eine verpflichtete Stelle keine interne Meldestelle einrichtet oder vorgeschriebene Abläufe grob vernachlässigt. Zusätzlich drohen rechtliche Schritte (etwa gerichtliche Anordnungen zur Einrichtung einer Meldestelle) und erhebliche Rufschäden: Kommt heraus, dass eine Behörde Meldungen unterdrückt oder Whistleblower schutzlos stellt, erschüttert das das Vertrauen der Öffentlichkeit und der eigenen Beschäftigten. Langfristig können auch finanzielle Schäden entstehen, wenn Missstände unentdeckt bleiben und z.B. zu Strafzahlungen oder Haftungsfällen führen. Es lohnt sich für Kommunen also keinesfalls, die Pflicht zur Meldestelle zu ignorieren.
Dürfen Kommunen eine externe Stelle mit der Meldestellen-Funktion beauftragen?
Ja – das Hinweisgeberschutzgesetz erlaubt ausdrücklich, die interne Meldestelle extern betreiben zu lassen. Eine Gemeinde kann also einen externen Dienstleister (wie eine spezialisierte Kanzlei oder Ombudsstelle) damit beauftragen, Hinweise entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Rechtlich gilt dies dann weiterhin als „interne Meldestelle“ der Gemeinde, nur eben ausgelagert. Viele Kommunen nutzen diese Möglichkeit, da sie so Unabhängigkeit und Fachwissen einkaufen können. Wichtig ist lediglich, dass der externe Anbieter zuverlässig ist und alle gesetzlichen Anforderungen einhält. Die Verantwortung dafür, dass das System funktioniert, bleibt zwar bei der Kommune – aber die operative Durchführung kann problemlos extern erfolgen. Gerade bei Personalmangel oder fehlender Expertise in der Verwaltung ist die externe Meldestelle eine praxisbewährte Lösung. (Hinweis: Unabhängig von internen Kanälen können Hinweisgeber sich parallel auch an die externe Meldestelle des Bundes – z.B. beim Bundesamt für Justiz – wenden. Dies ersetzt jedoch nicht die Pflicht der Kommune, selbst einen internen Kanal bereitzustellen.)
Wie können kleinere Gemeinden die Anforderungen effizient erfüllen?
Kleinere Gemeinden, die unter dem Schwellenwert liegen oder nur begrenzte Ressourcen haben, müssen die Aufgabe nicht allein stemmen. Das Gesetz und die Länder eröffnen die Möglichkeit zur interkommunalen Zusammenarbeit. Konkret können mehrere Kommunen eine gemeinsame Meldestelle einrichten oder sich einer zentralen Meldestelle (etwa auf Ebene des Landkreises oder eines Zweckverbandes) anschließen. Dadurch wird der administrative Aufwand geteilt: Anstatt dass jede kleine Verwaltung ein eigenes System unterhält, betreibt z.B. der Landkreis oder eine beauftragte Kanzlei ein Hinweisgebersystem für alle beteiligten Gemeinden zusammen. Dieses Modell hat sich in der Praxis bereits bewährt und bietet den Vorteil, dass auch Gemeinden mit wenigen Beschäftigten professionell betreute Meldesysteme nutzen können. Alternativ kann eine kleine Kommune natürlich auch freiwillig eine eigene Meldestelle einführen, selbst wenn sie gesetzlich (noch) nicht muss – etwa um proaktiv eine Kultur der Transparenz zu fördern. Hier bietet sich oft ebenso die Auslagerung an einen externen Partner an, um den Aufwand gering zu halten. Wichtig ist: Keine Gemeinde ist völlig außen vor – Zusammenarbeit und Outsourcing ermöglichen Lösungen für jede Größenordnung.
Was sind die wichtigsten Schritte zur Einrichtung einer Meldestelle?
Die Einführung einer Hinweisgeberstelle in der Verwaltung sollte strukturiert erfolgen. Als erstes steht meist eine Bedarfs- und Risikoanalyse: Welche Art von Meldestelle passt zur Kommune? Gibt es genügend interne Ressourcen oder soll ein externer Partner eingebunden werden? Anschließend folgt die Planung der Meldekanäle: Es muss entschieden werden, welche Kanäle angeboten werden (z.B. ein webbasiertes Hinweisgeberportal, eine Telefon-Hotline, eine E-Mail-Adresse, ein Briefkasten im Rathaus) und wie die Erreichbarkeit außerhalb der Bürozeiten geregelt ist. In dieser Phase wird oft auch bereits die technische Lösung ausgewählt und eingerichtet. Parallel dazu sind interne Prozesse und Zuständigkeiten festzulegen: Wer nimmt die Meldungen offiziell entgegen? Wie läuft die Prüfung und Dokumentation ab? Wer entscheidet über Folgemaßnahmen? – Diese Fragen sollten in einer Dienstanweisung oder Richtlinie geklärt werden. Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Erstellung eines Datenschutz- und Vertraulichkeitskonzepts: Hier legt die Gemeinde fest, wie die Daten der Hinweisgeber geschützt werden, wer Zugriff hat und wie lange Informationen gespeichert werden. Wenn all dies vorbereitet ist, kann die Meldestelle offiziell in Betrieb gehen. Zum Start gehört unbedingt die Information der Mitarbeitenden (und ggf. der Öffentlichkeit, z.B. via Webseite) über die neue Einrichtung. Es sollte klar kommuniziert werden, wo und wie Hinweise abgegeben werden können, und dass Hinweisgeber geschützt sind. Schulungen oder zumindest Infomaterial helfen, das Verständnis zu sichern. Sobald die Meldestelle aktiv ist, geht es in den laufenden Betrieb über: Hier ist darauf zu achten, dass Fristen eingehalten werden, regelmäßig Überprüfungen stattfinden und das System bei Bedarf angepasst wird. Bei externer Betreuung übernimmt der Dienstleister viele dieser Schritte, aber die Kommune sollte dennoch intern einen verantwortlichen Ansprechperson benennen und die Einführung eng begleiten. Mit diesem strukturierten Vorgehen stellt man sicher, dass am Ende ein funktionierendes und rechtskonformes Hinweisgebersystem entsteht.
Warum ist die Aufklärung der Mitarbeitenden wichtig?
Ein Hinweisgebersystem kann nur dann erfolgreich sein, wenn die potenziellen Nutzer – in erster Linie die Mitarbeiter*innen der Verwaltung – es kennen und ihm vertrauen. Aufklärung und Transparenz gegenüber den Beschäftigten sind daher entscheidend. Zum einen müssen die Mitarbeitenden über ihre Rechte und Pflichten im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes Bescheid wissen: Sie sollten z.B. informiert sein, dass sie Meldungen straffrei und vertraulich abgeben können, welche Arten von Hinweisen erwünscht sind und wie der Schutz vor Benachteiligung aussieht. Zum anderen ist es wichtig, eventuelle Ängste oder Unsicherheiten abzubauen. Nicht jeder fühlt sich sofort wohl dabei, Missstände anzusprechen – hier hilft es, wenn die Behörde offen kommuniziert, dass Whistleblowing gewünscht und geschätzt wird, solange es verantwortungsvoll geschieht. Durch Informationsveranstaltungen, Intranet-Mitteilungen oder Schulungen kann eine Kultur der Offenheit gefördert werden. Die Beschäftigten erkennen dadurch, dass die Meldestelle kein „Kontrollinstrument“ gegen sie ist, sondern ein Werkzeug, um gemeinsam für Integrität zu sorgen. Außerdem lernen sie, wie sie praktisch einen Hinweis abgeben können (z.B. Bedienung des Hinweisgeberportals, anonyme Meldungsmöglichkeiten etc.). Nur wenn die Mitarbeiter das System verstehen und darauf vertrauen, werden sie es im Ernstfall nutzen. Daher ist die interne Kommunikation rund um das Hinweisgebersystem ebenso wichtig wie die technische Einrichtung selbst.
Welche Arten von Verstößen können über das Hinweisgebersystem gemeldet werden?
Das Hinweisgeberschutzgesetz ist darauf ausgerichtet, schwerwiegende Missstände und Rechtsverstöße ans Licht zu bringen. Entsprechend können über die Meldestelle vor allem Verstöße gemeldet werden, die gegen Gesetze oder wichtige interne Regelungen verstoßen. Typische Beispiele im kommunalen Kontext sind: Korruption und Bestechung (etwa bei Vergabeverfahren), Untreue, Betrug oder Diebstahl im Umgang mit öffentlichen Geldern, Verstöße gegen Umweltauflagen oder Arbeitsschutzbestimmungen (z.B. illegale Entsorgung von Schadstoffen, Missachtung von Sicherheitsvorschriften), Diskriminierung oder Belästigung von Mitarbeitern, Amtsmissbrauch oder andere Formen von Machtmissbrauch, Schwerwiegende Verstöße gegen die DSGVO oder Datenschutzgesetze, Verstöße gegen das Vergaberecht oder andere Kommunalvorschriften. Grundsätzlich erfasst das Gesetz alle Hinweise auf strafbare Handlungen und viele Ordnungswidrigkeiten, ebenso Verstöße gegen bestimmte Vorschriften des EU-Rechts (z.B. in den Bereichen öffentliches Auftragswesen, Umweltschutz, öffentliche Gesundheit, Finanzdienstleistungen u.v.m.). Die Kommune kann in ihrer internen Ausgestaltung auch festlegen, dass ethische Missstände oder erhebliche Verletzungen von Dienstpflichten gemeldet werden dürfen, selbst wenn sie nicht explizit im Gesetz genannt sind – zum Beispiel grobes Fehlverhalten, das das Ansehen der Verwaltung beschädigt. Wichtig ist, dass die Meldestelle kein Beschwerdeportal für allgemeine Anliegen (wie Unzufriedenheit mit politischen Entscheidungen oder persönlichen Streitigkeiten) ist, sondern sich auf Hinweise im Arbeits- oder Dienstkontext fokussiert. Meldungen sollten also immer einen Bezug zum dienstlichen Umfeld haben und einen konkreten Verdacht auf Fehlverhalten beinhalten. Wenn ein Hinweis diese Kriterien erfüllt, sollte er über das System angenommen und geprüft werden. Die Erfahrung zeigt, dass ein breites Spektrum an Sachverhalten gemeldet werden kann – vom kleinen Korruptionsverdacht in der Bauverwaltung bis hin zu systematischen Compliance-Verstößen – und dass jede ernstgemeinte Meldung es verdient, sorgfältig behandelt zu werden.
Fazit:
Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz stehen Gemeinden und öffentliche Verwaltungen vor neuen Aufgaben, die jedoch auch Chancen bieten.
Eine professionelle Hinweisgeberstelle – ob intern eingerichtet oder an eine externe Meldestelle für Kommunen ausgelagert – ermöglicht es, Missstände frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
Dadurch schützen Verwaltungen nicht nur sich selbst vor Schäden und Haftung, sondern sie stärken auch das Vertrauen der Mitarbeiter und Bürger in eine transparente, integere Amtsführung.
Die Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Kanzlei gewährleistet dabei Rechtssicherheit, Vertraulichkeit und Praxistauglichkeit.
So wird der Hinweisgeberschutz in der Behörde nicht zur lästigen Pflicht, sondern zu einem aktiven Beitrag für gute Verwaltung und Compliance.