Als engagierte Akteure der Zivilgesellschaft tragen Sie eine besondere Verantwortung – nicht nur für Ihre Mission, sondern auch für den Schutz personenbezogener Daten.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt uneingeschränkt für alle Organisationen, unabhängig von ihrer Größe oder Rechtsform.
In der Praxis bedeutet das:
Vereine und gemeinnützige Organisationen unterliegen ebenso den Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wie Unternehmen.
Mitgliederdaten, Spenderkontakte, Bankverbindungen oder Gesundheitsdaten müssen geschützt und nur zweckgebunden verarbeitet werden. Verstöße können zu Abmahnungen, hohen Bußgeldern oder einem erheblichen Vertrauensverlust führen.
Vereinsvorsitzende und Gründer tragen dabei eine besondere Verantwortung – sie „haften für Datenschutzverstöße“ persönlich.
Daher ist es unerlässlich, von Anfang an transparente Datenschutzregeln zu etablieren und alle rechtlichen Vorgaben einzuhalten.
Doch warum ist dieses Thema gerade für den Non-Profit-Bereich so kritisch, und wie können Sie Haftungsfallen vermeiden?
Warum Datenschutz für Vereine und NGOs so wichtig ist
Vereine und NGOs verarbeiten in der Regel umfangreiche personenbezogene Daten – von Namen und Adressen über Bankdaten für Mitgliedsbeiträge bis hin zu Gesundheits- oder Ehrendaten in Sport- und Sozialvereinen.
Gerade in Non-Profit-Organisationen spielt das Vertrauen von Mitgliedern, Spendern und Förderern eine zentrale Rolle!
„Datenschutz ist kein lästiger Formalismus, sondern Grundlage für Vertrauen, besonders in sensiblen Strukturen wie Vereinen und NGOs“.
Eine saubere Datenerhebung stärkt den guten Ruf und signalisiert Seriosität.
Versäumnisse dagegen können nicht nur rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen (etwa Bußgelder oder Klagen), sondern langfristig auch Spenderbeziehungen gefährden.
Studien zeigen, dass NPOs, die Datenschutz konsequent umsetzen und kommunizieren, das Vertrauen neuer Spender gewinnen und bestehende Unterstützer binden.
Ganz deutlich: fehlende Compliance gefährdet vor allem das Vertrauen Ihrer Mitglieder und Spender:innen!
Eine Datenpanne kann Reputationsschäden verursachen, die Jahre brauchen, um repariert zu werden – gerade in gemeinnützigen Organisationen, die auf Glaubwürdigkeit angewiesen sind.
Wann ist ein Datenschutzbeauftragter überhaupt nötig?
Nach DSGVO und deutschem Datenschutzgesetz muss ein Verein / NGO / NPO einen Datenschutzbeauftragten (DSB) benennen, wenn er regelmäßig und systematisch personenbezogene Daten verarbeitet und dabei mindestens 20 Personen mit der Datenverarbeitung betraut sind.
Gleiches gilt unabhängig von der Zahl, wenn besonders sensible Daten verarbeitet werden (zum Beispiel Gesundheitsdaten oder politische Meinungsäußerungen).
Wird kein DSB bestellt, obwohl es erforderlich wäre, „gehen Verantwortung und Haftung auf den Vereinsvorstand über“.
Laut Gesetz müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten (DSB) bestellen, wenn mindestens eine dieser Bedingungen erfüllt ist:
20-Personen-Regel:
Mindestens 20 Personen verarbeiten ständig Daten automatisiert (z.B. über Ihr Mitgliederverwaltungs- oder CRM-System).
Kerntätigkeit mit sensiblen Daten:
Ihre Hauptaktivität besteht in der Verarbeitung „besonderer Kategorien“ (sog. besonders schützenswerte Daten) nach Art. 9 DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten in Sportvereinen oder Selbsthilfegruppen, politische Einstellungen in NGOs, religiöser Hintergrund, Bekämpfung von Rassismus, Abgabemengen bei Anbauvereinigungen, etc.).
Datenverarbeitung mit hohem Risiko:
Regelmäßige Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) nach Art. 35 DSGVO sind erforderlich (z.B. Videoüberwachung im Einsatz, sensible Daten, etc.)
Praxisbeispiele:
Ein Kulturverein mit 150 Mitgliedern verwendet ein automatisiertes Newsletter-Tool. Drei Vorstandsmitglieder und fünf Ehrenamtliche pflegen die Daten. Hier greift bereits die 20-Personen-Regel nicht und auch die anderen Bedingungen treffen nicht zu. Anders wäre es z.B. bei einem Sozialverband, der persönliche Hintergründe und Krankengeschichten in einer Datenbank verwaltet – hier wäre unabhängig von der Mitarbeiterzahl ein DSB zwingend.
„Viele Vereine unterschätzen, dass bereits die Veröffentlichung eines Fotos ohne Einwilligung rechtliche Konsequenzen haben kann.“
Als spezialisierte Anwaltskanzlei übernehmen wir nicht nur die Rolle des externen Datenschutzbeauftragten, sondern bieten umfassende Lösungen:
Haftungsauslagerung: Durch die Bestellung unseres Teams als DSB reduzieren Sie persönliche Haftungsrisiken für Vorstände.
Praxistaugliche Umsetzung: Wir erstellen maßgeschneiderte Verarbeitungsverzeichnisse, prüfen Rechtsgrundlagen und unterstützen bei der Einholung von Einwilligungen.
Juristisch wasserdichte Verträge: Ob Nutzungsbedingungen für Ihre Website, Auftragsverarbeitungsverträge mit Dienstleistern oder Spendenformulare – wir sorgen für rechtssichere Dokumente.
Notfallmanagement: Im Falle einer Datenschutzverletzung begleiten wir Sie bei der Meldung an Aufsichtsbehörden und Betroffene.
Ein externer DSB bringt oft mehrere Vorteile: Er sorgt für eine professionelle Umsetzung der DSGVO, ohne dass der Verein eigene Ressourcen binden muss. Unsere Kanzlei überwacht für Sie laufend die Datenschutzprozesse, erstellt erforderliche Dokumentationen und schult Mitglieder wie Vorstände. Auch gegenüber Aufsichtsbehörden oder Auskunftswünschen ist ein fester Ansprechpartner hilfreich.
Besonders wichtig: Durch die Haftungsauslagerung auf einen externen Profi minimieren Sie das persönliche Risiko der Vorstände. Ein externer DSB kann daher eine kosteneffiziente und rechtssichere Lösung sein, mit der Vereine und NGOs sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können.
„Datenschutz ist kein Selbstzweck, sondern Schutz der digitalen Souveränität“,
– betont Rechtsanwalt Marcel Wetzel.
Persönliche Haftungsrisiken für Vorstände
Bei Datenschutzverstößen kann nicht nur der Verein belangt werden, sondern auch seine Vorstände persönlich.
Gemäß § 31 BGB haften Vorstandsmitglieder persönlich mit ihrem Privatvermögen, wenn sie pflichtwidrig handeln.
Nach aktueller Rechtsprechung gelten Vereinsvorstände als „Verantwortliche“ im Sinne der DSGVO und können somit persönlich mit Bußgeldern belegt werden.
Zudem können die Aufsichtsbehörden direkt gegen natürliche Personen vorgehen.
Ohne ausreichende Datenschutzmaßnahmen drohen hohe Strafen, die im Extremfall sogar das private Vermögen betreffen können.
Viele Entscheider wissen gar nicht, dass sie bei Fahrlässigkeit oder vorsätzlichem Verstoß mit ihrem Privatvermögen haften können. Und auch hierbei schützt Unwissenheit nicht vor Strafe.
Das Risiko reicht im schlimmsten Fall bis zu Schadenersatzforderungen Betroffener.
Ein Gerichtsurteil aus 2023 zeigt die Brisanz: Der Vorstand eines Sportvereins musste privat für ein Bußgeld von 15.000 Euro aufkommen, weil Mitgliederdaten unverschlüsselt an einen Sponsor übermittelt wurden.
Vertrauen von Mitgliedern und Spendern
Ein verlässlicher Datenschutz zahlt sich in Form von Vertrauen aus.
Mitglieder wollen sicher sein, dass ihre persönlichen Daten – beispielsweise in einer Mitgliederliste oder bei einer Spendenaktion – vertraulich behandelt werden!
Ähnliches gilt für Spender:
Sie erwarten (zu Recht), dass beispielsweise Empfänger von Fördergeldern verantwortungsvoll mit ihren Informationen umgehen.
Gastbeiträge und Studien zeigen: Organisationen, die Datenschutz ernst nehmen und transparent kommunizieren, stärken ihre Reputation und erzielen langfristig bessere Bindung bei Unterstützern.
„Transparenz ist der Schlüssel zum Erfolg!“
Informieren Sie Ihre Mitglieder klar darüber,
- welche Daten Sie erheben (z. B. Bankverbindung für Beitragseinzüge),
- zu welchem Zweck (z. B. Vereinsverwaltung),
- und wie lange diese gespeichert werden.
Eine ehrliche, klare und vor allem auch allgemeinverständliche Kommunikation stärkt das Vertrauen – etwa durch eine präzise Datenschutzerklärung in einfacher Sprache auf Ihrer Website oder in Mitgliederanträgen.
Wir unterstützen Sie dabei, diese Texte verständlich und rechtssicher zu formulieren.
Ein professionelles Datenschutzkonzept demonstriert zusätzlich Offenheit und hilft, Spender- und Mitgliedernähe zu festigen.
„Wenn Spender sehen, dass Sie ihre Daten ebenso sorgsam behandeln wie Ihre Projektziele, steigt die Langzeitbindung nachweislich.“
Rechtssichere Verträge und Dokumente
In der Praxis bedeutet DSGVO-Compliance auch: Alle vertraglichen Regelungen müssen datenschutzkonform gestaltet sein.
Das betrifft beispielsweise Satzungen oder Mitgliedschaftsverträge, Haftungs- und Datenschutzklauseln in AGB, aber auch Einwilligungserklärungen für Fotos oder Newsletter.
Jede Online-Präsenz (Webseite, Online-Shop, App) benötigt zwingend ein korrektes Impressum und eine Datenschutzerklärung nach Art. 13 DSGVO.
Kampagnen oder Webseiten, die Cookies oder Tracking einsetzen, müssen rechtsgültige Einwilligungen einholen.
Arbeitet der Verein mit externen Dienstleistern – etwa einem Buchhalter, einer IT-Plattform für Mitgliederverwaltung oder Cloud-Diensten – darf er ohne weiteres kein Mitglieds- oder Spenderverzeichnis übertragen.
In jedem Fall müsste z.B. ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) abgeschlossen werden, um die Einhaltung der Datenschutzvorgaben sicherzustellen.
Unsere Kanzlei erstellt für Sie entsprechende Vorlagen und übernimmt für Sie die praktische Umsetzung:
Wir formulieren rechtssichere Datenschutzerklärungen, Mustersatzungen, Auftragsverarbeitungsverträge, AGB oder Nutzungsbedingungen, die exakt auf die Bedürfnisse Ihres Vereins oder NGO zugeschnitten sind.
Denn stets transparente und rechtssichere Dokumente sind ein weiterer Vertrauensbeweis.
„Ohne das Vertrauen Ihrer Mitglieder und Spender existiert Ihre Organisation nur auf dem Papier.“
Unterstützung durch die Kanzlei Wetzel
Unsere Rechtsanwaltskanzlei ist seit vielen Jahren auf Datenschutz, Vertrags- und IT-Recht spezialisiert. Wir beraten unzählige gemeinnützige Organisationen, Vereine und Start-ups und kennen die besonderen Anforderungen dieser Branche.
Externer Datenschutzbeauftragter: Wir übernehmen für Sie die Stellung als DSB und begleiten Ihre Organisation von der Gründung bis zum laufenden Betrieb.
Vertrags- und Compliance-Beratung: Gerne prüfen und gestalten wir Ihre Satzung, AGB, Spenden- und Auftragsverträge sowie Website-Texte, damit alle Vorgaben eingehalten werden.
Schulungen und Audits: Auf Wunsch schulen wir Vorstände, Mitarbeiter und Ehrenamtliche, führen Datenschutz-Audits durch und bereiten Ihre Organisation auf Audits der Aufsichtsbehörde vor.
Durch unsere langjährige Erfahrung im IT- und Internetrecht fließen außerdem aktuelle Themen wie Cybersecurity und Online-Fundraising mit ein.
Unsere Mandanten schätzen besonders, dass wir praxisnah arbeiten und Haftungsfallen proaktiv schließen.
„Ein professioneller Datenschutz schützt nicht nur vor Bußgeldern, sondern fördert das Vertrauen bei Mitgliedern und Förderern.”
Wir haben bereits zahlreiche Vereine und NGOs als externer Datenschutzbeauftragter erfolgreich begleitet.
Lassen Sie sich von uns zeigen, wie Sie Ihr Ehrenamt sicher und rechtssicher gestalten können – mit minimalem Aufwand, maximaler Sicherheit und klarem Fokus auf Ihre gemeinnützigen Ziele!
Häufig gestellte Fragen / FAQ
Braucht mein Verein einen Datenschutzbeauftragten?
Nur unter bestimmten Voraussetzungen. Ein DSB ist erforderlich, wenn Ihr Verein personenbezogene Daten in großem Umfang verarbeitet (mindestens 20 Personen arbeiten ständig mit den Daten) oder wenn besondere Kategorien sensibler Daten (z. B. Gesundheitsdaten) bearbeitet werden. Zudem kann die Satzung oder eine staatliche Förderung eine DSB-Bestellung verlangen. Fehlt ein notwendiger DSB, übernimmt automatisch der Vorstand die volle Haftung.
Wer haftet bei Datenschutzverstößen in unserem Verein?
Grundsätzlich haftet die juristische Person (der Verein) selbst. Haben Sie jedoch keine ausreichenden Datenschutzvorkehrungen getroffen, kann die Aufsichtsbehörde auch gegen natürliche Personen vorgehen. Vereinsvorsitzende oder andere Vorstandsmitglieder können als „Verantwortliche” gelten und persönlich belangt werden. In gravierenden Fällen drohen Bußgelder, und das ohne Deckelung – sogar Ihr Privatvermögen kann betroffen sein.
Dürfen wir Mitgliederdaten an andere Mitglieder weitergeben?
Nein, nicht ohne ausdrückliche Einwilligung! Eine Liste von Mitgliedern oder Kontaktdaten dürfen grundsätzlich nur mit Zustimmung jedes einzelnen Betroffenen weitergegeben werden. Auch im Verein gilt der Datenschutzgrundsatz der Zweckbindung: Daten dürfen nur für den jeweils vereinbarten Zweck genutzt werden.
Wie lange dürfen wir Mitgliederdaten speichern?
Nur solange, wie es für den Vereinszweck notwendig ist. Solange ein Mitglied aktiv ist, werden Name, Adresse usw. benötigt. Nach dem Austritt müssen sämtliche personenbezogene Daten gelöscht oder zumindest unkenntlich gemacht werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. steuerlicher Art) entgegenstehen.
Müssen wir auf unserer Vereinswebseite eine Datenschutzerklärung haben?
Ja, unbedingt! Jede Internetseite, auf der personenbezogene Daten verarbeitet oder gespeichert werden (z. B. Kontaktformulare, Newsletter-Anmeldung, Login), benötigt eine Datenschutzerklärung. Darin müssen Sie transparent erläutern, welche Daten Sie zu welchem Zweck erheben und welche Rechte Besucher haben. Außerdem ist ein rechtlich korrektes Impressum Pflicht.
Mehr hier:
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Neue Impressumspflichten: Was das Digitale-Dienste-Gesetz für Ihre Webseite bedeutet
Können wir für Mitgliederverwaltung oder Spendenabwicklung externe Dienstleister nutzen?
Grundsätzlich ja – aber nur, wenn die DSGVO-Vorgaben eingehalten werden. Essenziell ist ein schriftlicher Auftrag bzw. Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) mit dem Dienstleister. Dieser Vertrag stellt sicher, dass der Dienstleister die Daten nicht eigenmächtig nutzt oder Dritte einschaltet. Ohne AV-Vertrag dürfen keine personenbezogenen Daten weitergegeben werden.
Dürfen wir Fotos von Vereinsveranstaltungen ohne Einwilligung veröffentlichen?
In der Regel nicht! Fotografien, auf denen Mitglieder erkennbar sind, dürfen Sie nur veröffentlichen, wenn Sie zuvor eine freiwillige Einwilligung eingeholt haben (z. B. per Unterschrift auf einer Teilnahmeerklärung oder separatem Formular). Ausnahmen bestehen nur für eindeutig öffentliche Veranstaltungen oder wenn die abgebildeten Personen unzweifelhaft nicht im Mittelpunkt stehen. Beachten Sie stets, dass die Einwilligung den Fotografierten transparent über den Verwendungszweck informieren muss.
Was tun, wenn ein Mitglied sich über Datenschutz bei uns beschwert?
Nehmen Sie die Beschwerde sehr ernst! Prüfen Sie den Vorfall umgehend gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einem Rechtsanwalt. Antworten Sie zügig innerhalb der gesetzlichen Frist, dokumentieren Sie alle Schritte und korrigieren Sie gegebenenfalls den Fehler. Ein schnelles und professionelles Reagieren kann weitere Sanktionen (wie Aufsichtsmaßnahmen oder Bußgelder) verhindern.
Wie entlastet uns ein externer Datenschutzbeauftragter?
Ein externer DSB übernimmt für Sie die laufende Datenschutzüberwachung, erstellt Verzeichnisse und Dokumentationen und steht Ihren Mitgliedern und Behörden als Ansprechpartner zur Verfügung. So müssen Sie sich selbst nicht im Tagesgeschäft um jedes Detail kümmern. Vorstände werden entlastet, da viele Pflichtaufgaben ausgelagert sind – und sie profitieren von der Haftungsreduktion, die mit einer professionellen Betreuung einhergeht.
„Datenschutz ist kein Selbstzweck, sondern Schutz der digitalen Souveränität!“
Als spezialisierte Kanzlei begleiten wir seit über 15 Jahren Vereine und NGOs in allen Datenschutzfragen – von der Gründungsberatung bis zum Krisenmanagement.
Unsere Mandanten schätzen die Kombination aus juristischer Präzision und praxisnaher, allgemeinverständlicher Umsetzungshilfe.
Vereinbaren Sie noch heute ein unverbindliches Kennenlerngespräch, vielleicht können wir ja auch Ihnen helfen!
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Ein letzter Tipp:
In unserem „Blog – Recht einfach“ veröffentlichen wir täglich verständliche Artikel (ohne Juristendeutsch!) zu diversen Rechtsthemen, unter anderem beschäftigen wir uns regelmäßig (min. einmal wöchentlich) mit dem Themenkomplex Vereinsrecht, Cannabis-Social-Clubs und Anbauvereinigungen.
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